Organizację konferencji trzeba dokładnie zaplanować

Mając w swoich planach chęć zorganizowania profesjonalnej, tematycznej konferencji trzeba przygotować się na ogrom wytężonej pracy. Oczywiście duże znaczenie ma tutaj wielkość konferencji – głównie mam tu na myśli ilość zaproszonych na nią osób – niemniej jednak takie dość skomplikowane i złożone przedsięwzięcie determinuje konieczność posiadania umiejętności doskonałego połączenia sporej ilości czynników takich jak planowanie, przygotowanie a wreszcie realizacja oraz koordynacja wszystkich działań.

Jak zostało to wspomniane przed chwilą organizacja konferencji ma swój początek w wizji tego przedsięwzięcia, a sama droga do realizacji każdego kroku do celu jest pełna przeszkód oraz licznych niespodzianek. Ze względu na to, że wszystkich barier nie jesteśmy w stanie przewidzieć musimy się do nich odpowiednio przygotować. Przede wszystkim zawsze warto rozważyć kilka scenariuszy, które mogę się ewentualnie wydarzyć, ale byśmy mogli sobie poradzić w przypadku ich ewentualnego zaistnienia.

Tym, co może popsuć nam plany są rzecz jasna kłopoty techniczne. Mogą się one pojawić w najmniej niespodziewanym momencie np. w trakcie przemówienia któregoś z prelegentów. Na ten przypadek zawsze warto przygotować zapasowy mikrofon, rzutnik czy nawet komputer, bo jak wiadomo złośliwość rzeczy martwych bywa czasem bardzo uciążliwa.

Dążąc do tego, aby nasze konferencje były właściwie zorganizowane musimy wiedzieć, że kryje się za tym właściwe połączenie wielu pozornie odrębnych elementów. Skutkiem tego podczas urządzania takich przedsięwzięć konieczna jest praca zespołowa. Przygotowanie sali konferencyjnej to tylko jedno małe zadanie, a tymczasem powiadomienie prelegentów, zaproszenie gości, przygotowanie materiałów promocyjnych czy w końcu zamówienie cateringu to także zadania, zajmujące sporo czasu.

W przypadku dużej konferencji jedna osoba po prostu nie będzie w stanie zająć się wszystkim. Należy się więc przygotować na to, że organizowane konferencje będą wymagały od nas inwencji, umiejętności planowania, a także cierpliwości i systematyczności.

Polecamy:

Konferencje pomorskie

Gdańsk Convention Bureau
ul. Długi Targ 28/29 80-830 Gdańsk
tel. +48 58 300-06-59
fax: +48 58 301-66-37
e-mail: convention@gdanskconvention.pl
www.gdanskconvention.pl   

Zobacz również:

Studia Gdynia
Studia podyplomowe Gdynia
studia magisterskie Gdyni
Uczelnie wyższe Gdynia